Start het contract goed of start het niet!

Hoe je een samenwerking begint, zet de toon voor de rest van de relatie. Bij Tenacity geloven we dat een succesvolle samenwerking begint met het scherpstellen van verwachtingen – niet pas na ondertekening, maar vóórdat het contract wordt gesloten. Dit is cruciaal, want het realiseren van verwachtingen is het belangrijkste doel van de samenwerking. Je doet immers geen zaken met een organisatie die NIET aan je verwachtingen voldoet. Hoe pak je dit aan? Met een Transition Meeting.

Verwachtingen? Begin met een Transition Meeting

Een Transition Meeting is een belangrijke stap die je bij voorkeur vóór het ondertekenen van het contract zet. Hierin bespreek je met de klant wat zij precies verwachten in de eerste 30 en 90 dagen van de samenwerking. Samen maak je deze verwachtingen specifiek en meetbaar, zodat alle betrokkenen – inclusief jouw operationele team – weten wat er moet gebeuren.

Weinig organisaties doen dit. Verkopers zijn vaak te blij dat het contract is binnengehaald na een maandenlang verkoop traject. Het stellen van moeilijke vragen over verwachtingen voelt soms als een risico: stel dat de klant verwachtingen heeft die we niet kunnen realiseren. Dan tekenen ze het contract waarschijnlijk niet. Maar het niet bespreken van deze verwachtingen zorgt gegarandeerd voor teleurstellingen later in de samenwerking. Verwachtingen zijn er – of ze nu besproken worden of niet – en klanten zullen je hierop beoordelen.

We adviseren om in deze fase ook jouw eigen verwachtingen van de klant te delen. Wat verwacht je van hen op het gebied van samenwerking, communicatie en betaling? Het delen van wederzijdse verwachtingen helpt om een gezonde, wederkerige zakelijke relatie te bouwen.

Waarom starten als je het niet goed kunt doen?

Een contract starten zonder heldere verwachtingen is vragen om problemen. Misverstanden of teleurstellingen ontstaan vaak omdat verwachtingen niet expliciet en meetbaar zijn gemaakt. Het resultaat? Een relatie die direct onder druk komt te staan. Bij Tenacity adviseren we: Als je het contract niet kunt starten volgens de verwachtingen van de klant – START NIET.

Langdurige klantrelaties worden meestal verbroken als één van beide partijen vindt dat er niet aan verwachtingen wordt voldaan. Het gebrek aan duidelijke afspraken kan leiden tot frustratie en uiteindelijk tot het verbreken van de samenwerking.

Een belangrijk aspect dat vaak wordt vergeten, is het bespreken van de verwachtingen die niet direct in cijfers of KPI’s zijn vastgelegd. Voorbeeld: “Wij verwachten dat jullie je als een proactieve partner zullen opstellen.” Okay, maar wat is proactief voor jullie? Hoe weten we dat we proactief genoeg zijn? Hoe gaan we dat meten?

Alleen als dit duidelijk is kun je beoordelen of je die verwachting daadwerkelijk kunt waarmaken en tegen welke voorwaarden. Opnieuw: niemand wil zakendoen met een partner die niet aan de verwachting voldoet. Nooit.

Als je op deze manier de focus legt op het vervullen van de specifieke, meetbare verwachtingen van de klant, ben jij direct hun favoriete gesprekspartner.

Drie gouden regels van Doug Ivester

Om verwachtingen helder te stellen en een succesvolle samenwerking te waarborgen, volgen we de drie gouden regels van Doug Ivester, voormalig CEO van The Coca-Cola Company:

• Communiceer precies: wees specifiek en helder over wat je kunt leveren. En over wat je niet kunt.
• Acteer doortastend: zorg dat acties en woorden op elkaar aansluiten. Doe wat je hebt toegezegd.
• Volg onophoudelijk op: blijf de voortgang van het realiseren van verwachtingen monitoren en stuur waar nodig bij.

De kracht van een goede start

Een goede start van het contract bepaalt de rest van de samenwerking. Neem de tijd om een Transition Meeting te organiseren, stel verwachtingen scherp en zorg dat je alles in huis hebt om te leveren wat is afgesproken. Vraag expliciet naar de prioriteiten en doelen van de klant en communiceer duidelijk wat je nodig hebt om die waar te maken.

Daarnaast kun je tijdens de Transition Meeting de klant meenemen in jouw interne proces. Laat zien hoe jouw team werkt aan het realiseren van de verwachtingen van de klant en creëer transparantie. Dit versterkt niet alleen het vertrouwen, maar zorgt er ook voor dat de klant zich meer betrokken voelt bij de samenwerking. Ze zullen ook direct inzien dat zij zelf vaak ook een inspanning moeten leveren om verwachtingen te realiseren. Het heet niet voor niets een samenwerking.

Door dit proces serieus te nemen, leg je een stevige basis voor een langdurige, succesvolle relatie met je klant. Het is niet alleen een kwestie van starten, maar van starten op de juiste manier.